民营企业采购流程审计思路及案例

2022-12-29 08:41:01
[ BPO网导读 ] 企业采购是公司生产经营的起点,决定了企业产品的成本和质量,从而直接影响着公司的经济效益;而民营企业通常规模小,制度不健全,个人管理风格浓烈,采购人员与供应商常有着千丝万缕的联系,因此民营企业采购管理往往存在着众多问题,采购腐败屡见不鲜。


其实,询价只是一种方法,往往会存在误导。原因:
1、电话询价,供应商往往对陌生客户实力的不了解产生戒心,不会初次就报出批量采购的底价。
2、以资讯网站价格作为参考,往往只有大宗商品和标准化产品的价格资讯、很多商品和订制化产品的价格信息无法查询。
案例1
其实笔者在以往的采购审计中也遇到过几家企业联合,通过虚高报价哄抬资讯网站价格的情况,因为一些地区性资讯网站往往也是通过工作人员电话咨询当地几家主要的供应商的价格作为行业参考价格,这就给联合哄抬价格提供了操作空间。
3、商品的价格受到规格型号、数量、交期和付款方式的影响,所以审计人员询到的价格得不到采购部门的认同。
案例2
在一次设备采购中,两家企业参与招标,一家外资公司产品报价是另一家国内小企业产品报价的两倍,表面看着相同,但是材质、工艺十分有讲究,用一台人民币40万元的设备加工出来的零件,和用一台20万人民币的设备加工出的东西,肯定是大大不一样的。所以,在这个案例中采购部门邀标时将不在同一等级的产品放在一起招标,在技术标环节就没有做到同一等级,招标流程也只能流于形式了。
要做好民营企业的采购审计,首先在审计前审计人员要做到以下几个方面:
1、首先熟悉采购流程和国际采购商品术语。采购方式的分类:通常分为招投标(大宗采购)、比议价、定点采购(独家采购)3类;国际采购商品术语中涉及产品的价格通常分为CIF、FOB。其实往往所谓的定点采购只是采购部门的说辞,值得审计人员关注。
案例3
一家化工企业,审计人员发现生产部门要求定点采购某种保密化学品LB7000,采购人员解释此种化学品涉及企业研发机密,是供应商为本企业生产需求专门国外进口,审计人员发现国外进口肯定要有报关手续,产品的品名规格一目了然,必然无法保密,采购人员前后话语矛盾,果然通过报关单查实该化学品为常见原料甘油,采购价格因此也大幅下降。
2、了解企业在产业链中的地位、产品主要构成(BOM表)、生产工艺、主要原料、辅助材料、五金工具、包材名称、规格、品牌、使用范围、检验标准等。因为企业的采购规模、产品要求直接决定着采购的价格。
案例4
同样是两家电器企业采购电池,一家是行业龙头,年采购量有200万节,一家是刚刚起步的企业,年采购量只有20万节,同样的电池供应商肯定给出的价格是不一样的。


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