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7.3.1.2 承包方应根据国家劳动法律法规,与员工签订书面劳动合同,履行用人单位义务,保障劳动者权益。
7.3.1.3 承包方应根据档案服务需要,配备档案或相关专业大学本科以上学历,或具有档案中级以上专业技术职称的员工。承包方应保证项目负责人和员工队伍具有一定的稳定性。
7.3.1.4 鉴于某些档案的保密性或特殊性,承包方应对拟聘用的员工(尤其是可能接触到档案内容或数据的员工)进行必要的背景调查和犯罪记录调查,避免某些不适宜的员工接触档案内容。背景调查和犯罪记录调查宜在法律专业人员的指导下依法进行。
7.3.1.5 承包方应对所有员工进行不少于5天的岗前培训,至少每年开展1次不少于1天的在岗培训。培训内容应涵盖档案法律法规、档案管理、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理 和职业健康管理等方面的知识和要求。承包方应组织员工参加由档案行政管理部门、保密行政管理部门、客户举办的相关法规或档案培训。
7.3.2 财务管理
承包方应按照国家法律法规开展财务管理活动,降低财务风险,确保组织财务的可持续性。
7.3.3 技术管理
7.3.3.1 承包方应加强技术管理,确保技术的有效性和充分性,以减小技术风险、提升技术核心竞争 力,更好地服务于客户。
7.3.3.2 承包方应重视信息技术的应用,关注承包方信息系统和客户信息系统的对接。
7.3.4 基础设施管理
7.3.4.1 承包方应配备、管理和维护提供档案服务所需的各种基础设施(包括硬件设施和软件设施), 为完成档案服务提供保障。
7.3.4.2 承包方应根据国家法律法规和相关标准的要求、客户的需求,以及档案服务的实际需要,确定基础设施需求,制定基础设施建设方案,配置数量充足的基础设施。
7.3.4.3 承包方配置的基础设施应获得相关质量保证,或通过相关质量检测。承包方应对基础设施进行有效管理、定期维护,以保障档案服务的正常开展。
7.4 业务管理
7.4.1 合同管理
7.4.1.1 承包方应加强合同管理,规范合同签订过程,确保合同顺利执行
7.4.1.2 承包方应基于与客户约定的内容起草合同,明确合同应当涵盖的内容。合同内容至少应包括服务内容和范围、服务质量标准、合同双方的义务和权利、价格标准和付款方式、交付物、服务和交付期限、违约责任和赔偿条款、保密条款(也可单独签订保密协议)、知识产权归属和处理方式等。合同文字 应严谨准确、清晰合理,避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议。
7.4.1.3 承包方应严格执行合同的交底工作,避免因相关人员不了解合同具体内 容而引起合同纠纷。
7.4.1.4 承包方应在商业条件发生变更时,分析变更的影响,确定是否需要与发包方协商对原合同进行修订,从而保障合同的履行和目标的实现。
7.4.2 客户关系管理
7.4.2.1 承包方应加强客户关系管理,树立以客户为中心的服务理念,提高客户满意度。
7.4.2.2 合同执行过程中,发生可能对档案造成损害或对服务造成负面影响的突发事件和重大事项时,承包方应及时通知发包方。
7.4.3 业务流程管理
7.4.3.1 承包方应加强业务流程管理,建立标准作业程序,保证档案服务有序、高效开展。
7.4.3.2 承包方的标准作业程序应符合国家法律法规的要求,符合相关标准的要求。
7.4.3.3 承包方的标准作业程序应涵盖组织每一档案服务业务单元、项目及其每一个操作环节或步 骤,且各个标准作业程序之间应相互协调。
7.4.4 质量管理
7.4.4.1 承包方应建立质量管理体系,为客户提供高质量的档案服务,增进客户满意度。
7.4.4.2 承包方应按照 GB/T19000、GB/T19001及与客户的合同约定实施质量管理。
7.4.4.3 承包方应加强对档案服务过程的监督、管理,严格控制档案服务过程中可能影响档案服务质量的不良因素,采取防范和纠正措施。
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