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9.1委托方对客户档案应按照档案形成单位、档案门类、介质载体等要素，科学、有序、整齐地排列存放。音像、电子等非纸质载体的客户档案应专区保管，并按《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15）等规范标准执行。实物类客户档案应根据制成材质，配备相应的装具或展柜存放。各类档案装具应排列有序，并有清晰的标识和索引方法。
9.2档案寄存托管机构应指定专人负责档案库房的管理。库房钥匙或其他门禁设备应专人专管；档案库房的门、窗等应保持正常状态，人员出库时应关闭门、窗，确保库房与外界连通环节的绝对安全。
9.3档案库房及其周边严禁存放易燃易爆危险品和其他不利档案安全的物品，严禁吸烟，严禁随意增加电器设备或乱拉电线；配备各类消防器材，定期检查维护，保证库区内的各类灭火设施处于正常状态；保持消防通道畅通，不得在消防通道堆放杂物。
档案寄存托管机构应制定库区消防应急预案，及时、有效处置各类火警突发事件。
9.4档案寄存托管机构应根据档案保管存储技术要求，有效采取库房温湿度监控措施，加强温湿度测试，做好测试记录。
长期和永久保管期限的客户档案，库房温湿度要求为：纸质载体档案，温度应控制在14℃～24℃，相对湿度应控制在45%～60%之间；其他载体档案温湿度要求见（表一）。
其他保管期限的客户档案，库房温湿度条件应当满足确保档案在保管期限内维持其自然寿命的需要。
9.5档案库房及有关业务技术用房应防止自然日光直接射入，人工照明宜选用不含紫外线的节能冷光源，照度要求详见表二。
9.6档案寄存托管机构应采取科学的防尘、防有害生物、防有害气体等措施，维护档案载体的安全稳定。
9.7档案寄存托管机构应建立档案防护设备的管理制度，对空调、去湿、灭火、防盗等各类档案安全防护设备加强日常检查、维护等管理，及时排除各种故障，确保设备正常运行。
9.8档案寄存托管机构应建立对客户档案定期检查盘点制度，明确检查周期、检查范围、检查方法与具体要求，并做好相应的检查记录。发现档案虫害、霉变等情况，及时采取防治措施。检查盘点工作每年不少于2次。
9.9档案寄存托管机构工作人员进入档案库房应实行双人制，至少两名工作人员共同进出，并做好进出库房的登记记录。
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