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做好采购管理12条法则
既然对采购文件进行备案理论上可行，且有助于政府采购监管部门对政府采购活动实施有效监管，那么实践中采购文件备案应以何种方式、什么时候进行？备案后监管部门又该做好哪些后续工作？
备案时限和时点：采购文件发出时间同步
从备案的定义来看，如果监管部门要求对采购文件进行备案，只需进行形式审查，查看一下是否具有委托授权书，采购封面是否签名盖章，字迹是否清楚等即可，应该做到随来随备，即时办结，并且为了减少人为因素，备案环节最好使用电子软件完成。
而对于备案时点，可以有两个选择：一是在采购文件发出之前，但比较容易演变成一项行政许可，造成一些不必要的误解；再是采购文件发出后，一般来说，备案既然是一种告之行为，就应该是事后的，此时应注意是发出同时而不是任意时间，因为采购文件发出以后，不一定是一成不变的，可能会有一些客观的或者人为原因需要澄清或修改，这时还应要求把变更后的澄清修改文件再备案，此项备案时点也应该是同步的，这样才能在采购项目公告期间，形成一个完整的备案文件，以便于监管部门对采购文件等交易信息进行事后监督，并且能够增强采购人和代理机构的责任心，促使其公平合理编制采购文件，尽量减少备案次数。
监管部门后续管理：随机抽查+重点抽查
虽然备案不意味着审查，也不必然导致审查程序的启动，但监管部门也不能对备案事项一备了之，不应被动地等待有人提出异议时再行审查。正确的做法是，监管部门应对备案事项进行随机和重点抽查。
政府采购活动中，监管部门在对采购文件等交易信息进行备案后，应重点关注以下几类采购项目：
一是预算金额大、技术复杂和社会影响较大的；
二是备案次数多、公告期间就不断引发质疑的；
三是没有专业人员的代理机构代理的。
另外，公共资源交易中心也应该消除误解，即使是采购文件发出以后再备案，也不会承担文件内容有违法违规信息的连带责任。公开采购文件等交易信息，本来就是一种监管手段，只有接受社会各界的监督，才能更有效地检验备案文件的内容是否合法合规。公共资源交易中心应该履行好职责，积极主动地去发现采购文件等交易信息中的违法违规问题，并及时向有关监管部门汇报和提供线索。（作者单位：山东省济宁市公共资源交易服务中心邹城分中心）
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