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中兴通讯海外服务外包业务模式
国家要求加强新形势下的档案工作，国家档案局对档案资源多样化、档案利用便捷化、档案管理信息化也做了相关部署，在此背景下各单位更加注重档案存量数字化、增量电子化、利用网络化等档案管理工作。存量档案数字化工作，数量大、任务重，考虑到人员和设备配备等情况，很多单位都采用服务外包的方式。本文将自身经历的档案数字化外包工作中遇见的问题进行了梳理，同时提出了几点建议。不全面、不准确之处还请见谅。
存在问题
一是立项审批存在困难。档案数字化工作采用服务外包的方式，往往需要以成立项目或签订合同协议的方式进行，立项审批过程会遇到几个问题。首先，部门领导、单位领导对档案数字化工作的认可程度，需要有充分的理由让领导同意、支持开展此项工作。第二，内部审批流程中，单位相关部门会对外包公司的相关资质提出要求和质疑。第三，领导和保密部门对数字化外包存在保密风险顾虑。
二是项目工作进度缓慢。数字化人员数量不足，无法满足处理大量库存档案的需要；数字化人员熟练度不够，一边摸索一边工作导致进度缓慢；设备配备问题，相关设备配备数量不足、不及时影响进度；由于枯燥乏味，数字人员消极怠工；马虎工作出现质量问题导致返工等等。以上都是工作中切实碰到的各种原因，影响工作进度按计划完成。
三是数字化质量出现问题。发现的质量问题有：在纸质原件整理、拆订、扫描等过程中出现原件损坏，由于纸张存放时间、档案装订方式等原因，这种问题不能完全避免；扫描件图像不清晰、歪斜，甚至图像不齐全；图像文件顺序与档案实体不一致；著录条目与档案实体不对应，文件数量与条目数量不对应，保管期限与实体保管期限不相符等。
相关建议
档案数字化工作看似简单，想要高标准、高质量的完成却没那么容易。档案数字化外包可以参考《纸质档案数字化技术规范》《档案数字化外包安全管理规范》等相关标准规范，有些地方和单位也制定了相关规范细则。如何确保标准规范有效落地，高标准高质量的完成档案数字化工作还需要发包方（单位、档案部门）和承包方（外包服务公司）举轻若重，从细处着手。
（一）发包方方面
一是做好“三沟通”。与领导沟通，获取领导支持；与单位相关部门沟通，了解相关单位审批规定；与外包服务厂商沟通，了解其开展档案数字化工作的资质和实力。做好各方沟通，才能更好的选择服务公司，尽快的立项开展工作。
二是打造自己的“行家里手”。打铁还需自身硬，即使采用服务外包形式进行档案数字化的单位也需要明白人，对单位的档案数量和保管现状、单位相关档案管理制度以及档案数字化需要达到的目标、各著录项的具体著录方式等等都应该了如指掌，要合理的界定需要数字化的档案范围，指导数字化人员进行相关操作。
三是加强前、中、后各阶段的管理。数字化正式开始前，要对服务商的相关资质严格要求，要重视服务合同的内容，项目服务人员工时和费用、项目工期和目标、以及制约措施等约定清楚。数字化工作过程中，可以采用技术手段进行过程管理，加强对服务商的考评与监督，要求服务公司形成工作记录，便于跟踪和检查，发现问题及时提出。数字化工作结束时，做好成果检查，严格验收标准。
（二）承包方方面
一是做好与发包方的充分沟通。只有与发包方充分沟通，才能了解数字化对象的数量、状态、类型等信息，才能准确把握客户需求，才能制定合适有效的数字化开展方案。只有提前将需要客户做的配合交代清楚，才能得到配合，顺利开展工作。
二是将档案数字化流程规范化、精细化。通过研究相关标准规范、咨询相关专家等，提高档案数字化的专业水平。总结提炼完成的数字化项目过程，形成规范化、精细化的操作流程，将档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等档案数字化各环节的操作和要求精细化，使其便于参考操作。
三是建设档案数字化队伍。首先要有一定数量的数字化工作人员，满足工作进行需要。其次工作人员要尽量稳定，需要在薪酬福利待遇等各方面加以保证。第三要进行业务培训，让工作人员熟练掌握档案数字化工作，保证质量和效率。
四是建立健全管理制度。在人员管理、质量控制、操作规范、绩效考核、工作纪律和保密规定等方面，都应该建立相应的管理制度。
五是做好总结提升。不同项目会有不同问题，同时问题与问题之间也存在相似性，所以每完成一个项目，都应该对遇到的问题进行分析，对解决措施进行总结，起到预防问题发生、快速解决问题的作用，从而提高档案数字化工作质量和速度。
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