案例研究：某外资企业HR外包案例

1.案例背景
外资企业在中国已经发展了大约20年。随着近年来中国经济的快速发展，公司规模迅速扩大。目前员工总数已超过5000人，而公司人力资源部人数不足100人。公司在国内很多城市都有分公司，业务领域很广，业务线很多，使得整个近百人的人力资源部门架构非常复杂。除了人力资源的基本职能，如招聘部、薪酬福利管理部、培训部等。(称之为核心专业人力资源部)，公司还需要根据业务需要，为各业务线安排专门的人力资源团队(称之为业务人力资源部)，并针对不同区域安排区域人力资源团队.
由于结构的重叠，人力资源部门人员的工作不可避免地会出现重复工作。由于HR处于核心专业HR部门和实际业务部门之间，起到了上传下达的桥梁作用，再加上更多的日常行政和事务性工作，结果就是浪费了很多专业HR人员的时间。
HRM把超过三分之一的时间花在总务上，比如上传下达不同的问题，督促管理者完成作为员工管理者的职责，这些都不能有效帮助业务部门完成业务目标。其实这种工作可以通过以下方式更简单有效的完成，即一般事务可以外包，而不是由人力资源部来完成。管理人员可以通过系统提示确保完成人事管理职责，员工问题可以通过联系指定人员进行询问。外资企业希望通过人力资源外包项目，如绩效管理、领导力提升、员工凝聚力增强等，帮助HRM有更多的时间帮助业务部门完成目标。
2.外包方案
那么，公司应该外包哪些人力资源部门，如何合理安排外包后的工作流程，如何更好地利用服务外包节省下来的时间？
(1)由HRM停止工作。
■跟踪培训计划和长假。按照公司规定，每个员工都要在年初完成年度培训计划，并录入系统，这些都是HRM之前跟踪的。
■监督管理人员完成员工通过系统提交的各种申请，如休假申请、培训申请等。
■领导集团一些自上而下的项目，如员工忠诚度调查，要求HRM验证系统中的员工信息是否准确，要求保证参与率。
(2)要外包的工作
■与公司政策相关的问题，如休假政策、保险、养老金、入境手续、出境手续等。
■针对薪资福利问题，如薪资、保险、福利、股权计划等。
■报告生成和分析。
■与人力资源系统相关的问题，如员工自助服务、一些其他使用问题等。
■关于人力资源系统使用的培训。
■跟踪员工的年度目标设定。
HRM应该关注的工作
3.外包的要点
整个项目的时间，从项目的启动会到正式实施人力资源服务外包，大概经历了五个月的时间。整个过程需要项目组、HRM和人力资源服务中心的配合。在此期间，当几方同时参与，服务外包工作复杂而细致时，就需要更加关注项目的关键点，才能使项目的实施更加顺利，效果更加显著。这个关键点就是外包内容的确定。
对HRM现有事务性工作的分析是一个重要的起点。HRM提供的数据需要在提交前进行验证，以确保项目后续工作的准确性和有效性。根据这一需求，需要安排HRM的讨论，召集一些具体的人员来验证数据的有效性，并分析HRM目前的工作内容，以帮助确定外包的工作内容。因此，HRM的早日参与至关重要。
同时，在项目实施过程中，有一些规定的规则是不能改变的，要求人力资源部所有人员都要遵守，以保证项目实施的短期和长期效果。
■ HRM和核心专业HR已经无法处理已经停止或外包的工作，或解决类似的问题。他们应该引导员工去人力资源服务中心解决这些问题。因为，如果HRM不主动退出那些外包工作，这些工作不会真的从他们的日常工作中消失。
■人力资源服务中心应迅速处理员工的需求。如果由于某种原因出现延误，有必要确保HRM了解此事。如果有一些重要的问题，如员工工资错误或投诉，HRM和人力资源服务中心也应通知人力资源总监，以确保信息沟通顺畅。
■如果人力资源服务中心负责人觉得工作量太大或其他原因无法应对，要立即提出要求。
■人力资源服务中心、HRM和所有人力资源部门是一个共同工作的团队，应该共同努力，迎接挑战，解决问题，相互支持和鼓励。
■如果人力资源人员要求HRM做非核心事务性工作，人力资源总监会要求发出这些要求的人力资源同事寻找其他途径来获得他们需要的信息。
■人力资源的所有成员，包括HRM和核心专业HR，都应承诺遵守这些规则，并不断向业务部门的员工强调这些规则。因为，如果不坚持向业务部门传达同样的信息，就很难养成这种行为习惯，那些外包的人力资源服务也很难持久有效。

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